Bạn đã bao giờ phân tích dữ liệu trong một bảng tính được chia sẻ trong khi người khác đang sắp xếp hoặc lọc cùng một lúc? Với chế độ xem tạm thời, được tùy chỉnh trong Microsoft Excel, bạn có thể ngăn chặn sự điên rồ trong quá trình cộng tác.

Trong khi cộng tác thời gian thực trong Microsoft Office là thuận tiện và thường cần thiết, nó cũng có thể gây rối. Nó gây mất tập trung khi trang tính đột ngột thay đổi khi bạn đang tập trung vào dữ liệu. Nhưng bằng cách tạo ra một cái nhìn tạm thời, bạn có thể để mắt đến những gì bạn cần tập trung trong khi những người khác tiếp tục công việc của riêng họ. Và tốt nhất, bạn có thể lưu chế độ xem đó và sử dụng lại.

Tính khả dụng và thông tin cơ bản

Microsoft gọi tính năng Excel này là Lượt xem Trang tính. Dưới đây là tóm tắt về tính khả dụng và cách hoạt động của nó:

  • Tính năng này có sẵn trong Microsoft Excel 365 dành cho Windows và Mac, cùng với Excel dành cho web.
  • Trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn phải lưu trữ tệp trong OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint. Nếu không, đối tượng địa lý sẽ chuyển sang màu xám.
  • Các chỉnh sửa bạn thực hiện ở cấp độ ô sẽ được lưu cho dù bạn đang sử dụng chế độ xem nào.
  • Chế độ xem Trang tính chỉ khả dụng cho bảng tính đang hoạt động.

Cách tạo Dạng xem Trang tính Tạm thời

Bây giờ bạn đã biết những kiến ​​thức cơ bản về Chế độ xem Trang tính trong Microsoft Excel, đã đến lúc đưa tính năng này vào hoạt động. Mở sổ làm việc Excel của bạn và chọn một trang tính để tạo dạng xem.

Đi tới tab Xem trong thanh ruy-băng. Bạn sẽ thấy phần Dạng xem Trang tính ở ngoài cùng bên trái của hàng. Nhấp chuột New.

Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy sự khác biệt trong giao diện trang tính của mình:

  • Tiêu đề cột và hàng sẽ thay đổi thành nền đen.
  • Chế độ xem tạm thời sẽ được hiển thị trong menu thả xuống Chế độ xem trang tính trong ruy-băng.
  • Biểu tượng con mắt sẽ xuất hiện bên cạnh tên tab trang tính. Di con trỏ của bạn qua biểu tượng để xem tên Chế độ xem Trang tính hiện tại.

Chế độ xem trang tính tạm thời trong Excel

Khi bạn ở chế độ xem tạm thời mới này, bạn có thể làm việc trên trang tính của mình mà không bị gián đoạn bởi những người khác đang làm điều tương tự. Điều này sẽ cho phép bạn lọc và sắp xếp như khi bạn làm việc một mình.

Nếu một người khác đang tích cực làm việc trên trang tính với bộ lọc và sắp xếp, bạn sẽ được hỏi liệu bạn muốn xem tác phẩm của họ hay chỉ của riêng bạn.

Những người khác đang thực hiện thay đổi thông báo

Lưu chế độ xem tạm thời của bạn

Một tính năng hay của Chế độ xem trang tính là bạn có thể lưu nó và bạn có thể lưu nhiều hơn một trong mỗi trang tính. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào Keep trong phần Dạng xem Trang tính của dải băng. Thao tác này lưu dạng xem với tên mặc định như View1, View2, v.v.

Bấm Giữ để lưu Dạng xem Trang tính

Bạn cũng có thể lưu dạng xem bằng cách nhấp vào bên trong hộp thả xuống Dạng xem Trang tính trong ruy-băng và đặt tên cho dạng xem của riêng bạn.

Đổi tên Chế độ xem Trang tính

Chuyển hoặc Để lại Chế độ xem Trang tính

Sử dụng hộp thả xuống Dạng xem Trang tính để thay đổi sang dạng xem khác bất kỳ lúc nào. Để quay lại chế độ xem Mặc định, hãy chọn tùy chọn đó từ danh sách thả xuống. Để chỉ cần để lại một lượt xem, hãy nhấp vào Exit.

Bấm Thoát để thoát khỏi Dạng xem Trang tính

Các chế độ xem khác trong trang tính

Các chế độ xem mà bạn sử dụng và lưu không phải là riêng tư. Bất kỳ ai mà bạn đang chia sẻ trang tính đều có thể xem và sử dụng các chế độ xem đó. Và họ có thể tạo ra các quan điểm của riêng họ. Mỗi xuất hiện trong hộp thả xuống Dạng xem Trang tính.

Nhấp vào menu thả xuống để chuyển Chế độ xem Trang tính

Điều này vừa tốt vừa xấu. Nó tốt vì mỗi người có thể tận dụng các lượt xem mà người khác đã lưu. Nhưng nó không tốt vì ai cũng có thể thay đổi quan điểm, dù có mục đích hay không. Chỉ cần ghi nhớ điều này.

Quản lý số lần xem trang tính

Nếu bạn muốn đổi tên, sao chép hoặc xóa Dạng xem Trang tính, hãy bấm Options trong phần Dạng xem Trang tính của dải băng.

Nhấp vào Tùy chọn

Bạn có thể quản lý các lượt xem được lưu bởi tất cả người dùng tại một vị trí.

Quản lý số lần xem trang tính

Khi bạn đang phân tích dữ liệu, sử dụng bộ lọc và các tùy chọn sắp xếp, chế độ xem trang tính tạm thời trong Excel có thể giúp bạn không phải làm lại trong khi những người khác sử dụng sổ làm việc đồng thời. Nếu bạn quan tâm đến các dạng xem có thể lưu cài đặt sổ làm việc của bạn, hãy xem cách sử dụng các dạng xem tùy chỉnh trong Excel.

CÓ LIÊN QUAN: Cách sử dụng dạng xem tùy chỉnh trong Excel để lưu cài đặt sổ làm việc của bạn